Блог: Россия переходит на электронный обмен документами

В России вступили в силу ряд изменений, касающихся использования счетов-фактур. 229-ФЗ официально признал их в электронном формате, отменив действующую до этого времени формулировку о законности лишь бумажной версии этого документа. В результате электронный счет-фактура логично завершил список документов, использующихся всеми российскими компаниями для документарного подтверждения своих хозяйственных операций.

Проще говоря, предприятия получили возможность использовать в ежедневной работе не бумажные документы, а электронные. И обмениваться ими не при помощи заказных писем или курьера, а по телекоммуникационным каналам связи – через Интернет.

Чтобы придать электронным документам юридическую силу, каждая из сторон должна использовать электронную цифровую подпись и специальное программное обеспечение. Примеры такого ПО уже существуют на российском IT-рынке. Например, сервис Диадок, разработчиком которого является компания СКБ Контур.

«Диадок представляет собой единую для сотен тысяч компаний среду для обмена документами. Можно выбрать из списка подключенных компаний своего контрагента, подписать документы ЭЦП и отправить ему их через Диадок. Принцип работы и интерфейс аналогичен электронной почте. Разница лишь в том, что документы, курсирующие в системе, обладают юридической значимостью», – поясняет принцип работы сервиса Григорий Поваров, заместитель генерального директора компании СКБ Контур.

Госорганы ускоряются

Переход на электронные документы в коммерческих правоотношениях – одна из приоритетных задач в рамках реализации Стратегии развития информационного общества в РФ (утверждена Президентом РФ 07.02.2008 № пр-212).

Для этого государство планирует обеспечивать развитие соответствующего законодательства и правоприменительной практики. Первый шаг уже сделан – принят вышеупомянутый закон №229-ФЗ, который устранил основной барьер на пути перехода компаний на электронный обмен первичными документами. Однако для того чтобы закон смог заработать на практике, Минфину и Федеральной налоговой службе необходимо утвердить еще два сопутствующих документа – порядок обмена и формат электронного счета-фактуры. Впрочем, Сергей Разгулин, заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России, утверждает, что эти нюансы будут улажены к концу первого квартала текущего года.

Часть государственных ведомств, не дожидаясь доработок по счетам-фактурам, уже использует в работе другие цифровые документы. Например, Министерство финансов Свердловской области с 1 января обменивается электронными платежными документами с областными бюджетными учреждениями (их количество более 1000). В течение года Минфин планирует передать и получить около 3 млн документов. В качестве платформы для решения этой задачи была выбрана система Диадок.

Впрочем, региональным уровнем практики применения электронных документов не ограничиваются. На днях Правительство РФ утвердило план перехода на электронный документооборот для федеральных ведомств исполнительной власти (распоряжение от 12.02.2011 № 176-р). В соответствии с ним, уже летом текущего года все чиновники будут обеспечены специальным системами для работы с цифровыми документами и ЭЦП. Окончательно на электронное взаимодействие ведомствам предписывается перейти с 1 января 2012 года.

Бизнес не считает издержки

В коммерческом секторе очевидную инициативу в переходе на электронный обмен первичными документами проявляют исключительно крупные отраслеобразующие компании (телеком, ритейл, промышленность) и структурные подразделения иностранных корпораций. Первые – с целью оптимизации издержек, вторые – желая привести процессы в соответствие с зарубежными филиалами и под давлением «головы». В сегменте малого и среднего бизнеса издержки на бумажный документооборот пока не считают.

«Затраты на бумажные документы – это огромные суммы как в рамках конкретного предприятия, так и в масштабах страны. Сейчас на территории России ежегодно циркулирует порядка 45 млрд бумажных первичных документов (договоров, актов, накладных и счетов-фактур). Стоимость одного стандартного пакета документов (с учетом печати, хранения, затрат на обработку и доставку почтой) составляет от 80 до 100 рублей», – приводит расчеты Григорий Поваров.

В Европе, например, где рынок обмена электронными документами развивается уже более 10 лет, растет на треть в год и достигает 2,5 млрд евро в денежном выражении. 2,5 млн компаний (из 23 млн) используют электронные документы при работе с контрагентам и клиентам.

Впрочем, несмотря на то рынок электронных документов в России отстает от рынка Европы на 10 лет, эксперты высоко оценивают его потенциальные темпы роста.

Григорий Поваров отмечает, что 60% российских компаний регулярно используют электронную цифровую подпись для сдачи электронной отчетности в контролирующие органы и участия в электронных торгах. «Накоплена определенная судебная практика в этой области. Минфин и Федеральная налоговая служба за 9 лет проделали колоссальную работу в области электронного взаимодействия бизнеса и государства. Эти накопленные практики станут отличным фундаментом, на котором легко будут выстраиваться электронные взаимоотношения между компаниями», – добавляет он.