Блог: Анализ рабочего времени или уроки тайм-менеджмента

Системы анализа рабочего времени нередко показывают, что рабочий день некоторых сотрудников проходит впустую: что-то или кто-то постоянно отвлекает, а работа стоит. В таком случае помогут индивидуальные навыки тайм-менеджмента, ведь необходимость учета и анализа рабочего времени не стоит под сомнением, когда требует высокая эффективность. И такие навыки необходимы как работнику, так и работодателю.

Очень много ресурсов уходит зря, когда мы пытаемся быть многозадачными или фокусируемся на малозначительных деталях. Вот несколько рекомендаций от канадского дизайнера Этьена Гарбугли, который также испытывал сложности с анализом рабочего времени и тайм-менеджментом, пока не вывел для себя основные идеи, теперь помогающие ему и другим людям быть гораздо продуктивнее.

1. Время есть всегда.
Как часто проводя анализ рабочего времени, мы замечаем, что какие-то задачи «зависли» и постоянно переносятся? Первая причина, которую мы тут же находим: не хватило времени. Но время не заканчивается, просто это значит, что оно ушло на задачи, которые показались нам более важными или интересными.

2. Рабочее расписание заполняется быстрее, чем мы предполагаем.
Имейте запасы времени, предусмотрите такие интервалы в своем расписании, так вы его не перегрузите. Жесткие временные рамки, в которые мы плотно «упаковываем» свои задачи, только мешают их выполнению.

3. Работа на подъеме всегда продуктивнее.
Если внимательно проводить анализ рабочего времени, то можно заметить, что в какие-то дни вы способны работать и 12 часов, а в какие-то, как обычно. Эти дни особой продуктивности старайтесь использовать максимально.

4. Совмещайте пользу для бизнеса и для личной жизни.
Прекрасно, если профессиональные и личные задачи связанны между собой, это повышает продуктивность. Если у вас нет цели, переехать в Японию, то изучение японского языка, вместо наращивания своих профессиональных компетенции, будет для вас неэффективным в долгосрочной перспективе.

5. Работа на износ делает нас непродуктивными.
Недосыпать, недоедать, забыть, что такое отдых, не значит стать продуктивнее. Системы анализа рабочего времени показывают, что сотрудники, работающие в таком режиме быстрее «выгорают», имеют проблемы со здоровьем и быстро утомляются, и тогда «стахановец» точно перестает быть сверхэффективным.

6. Многозадачность — враг продуктивности.
Исследователи доказали, что мозг человека в условиях многозадачности затрачивается больше энергии. Весь день переключаясь с задачи на задачу мозг крайне устает.

7. Все отвлекающие факторы можно взять под контроль.
Для этого есть специальные сервисы (SelfControl), методики (Pomodoro) и автоматизированные системы анализа рабочего времени (CrocoTime), которые помогают ограничить влияние отвлекающих факторов и дисциплинировать себя.

8. Начинайте рабочий день с небольшой задачи.
Большая задача в начале дня может испугать и ухудшить настроение, лучше начать с чего-то легкого и быстрого, к примеру с разбора электронной почты. Многие работники, «устрашившись» большой задачи, начинают тянуть время, отвлекаться на беседы с коллегами и таким образом только снижают рабочий настрой. Это убедительно доказывают данные программ анализа рабочего времени.

9. Перфекционизм может стать большой проблемой на пути к цели.
Лучше выполнить хороший план сегодня, чем завтра реализовать идеальный.

10. Больше часов «отданных» работе не значат, что производительность растет.
Простое сидение в офисе еще никогда не помогало сделать работу качественно и в срок. Лучше постараться и завершить задачу в течение рабочего дня, чем возвращаться к ней и сидеть до полуночи.